Trumpas pranešimas prieš ilgą pranešimą
Ataskaitos rašymas versle yra būtinybė ir yra atvejų, kai kaip verslo vadovas turite parašyti išsamią ataskaitą, taip pat kartais, kai glaustą informaciją reikia pateikti apibendrintai. Tai vadinama trumpa ir ilga ataskaita ir, nors jose gali būti panaši informacija, skiriasi formatai, stilius, gylis ir, žinoma, ilgis. Pažvelkime atidžiau į dviejų tipų ataskaitas.
Bet kurios ilgos ar trumpos ataskaitos tikslas turi būti aiškus, kad būtų lengvai suprantama informacija, kurią ketinama perduoti. Rašyti ataskaitą yra įgūdis, kuris yra būtinas visiems profesionaliems vadybininkams. Reikia suprasti, kad ataskaitoje pateikiami faktai ir skaičiai, todėl nereikalaujama argumento, kuris yra esė atveju. Bet kuris skaitytojas neturi amžinybės skaityti ataskaitą neskubėdamas, todėl bet kokia ataskaita, tiek ilga, tiek trumpa, turi pabrėžti jų svarbą trumpomis ir glaustomis pastraipomis su antraštėmis ir paantraštėmis bei svarbiais akcentais.
Trumpa ataskaita taip pat vadinama neoficialia ataskaita, o ilga ataskaita kartais vadinama oficialia ataskaita. Trumpas pranešimas dažnai yra ne daugiau kaip vienas pareiškimo puslapis, kuriame glaustai pateikiami faktai ir skaičiai. Trumpas pranešimas yra tarsi memorandumas, ir jo nereikia. Šis pranešimo stilius dažnai būna atsainus ir atsipalaidavęs. Rašymo stilius apima pirmojo asmens, pvz., „Aš“ir „Mes“, naudojimą, priešingai nei ilgame pranešime, kuriame naudojami visi žmonių vardai.
Ilga ataskaita visada turi pavadinimą, įvadą, turinį ir išvadą. Jis visada yra daugiau nei vieno puslapio ilgio. Kartais jame yra motyvacinis laiškas, kuriame minimos visos detalės, įtrauktos į ilgą ataskaitą. Ilgo pranešimo pabaigoje yra bibliografija ir priedas. Įprasta, kad ilga ataskaita yra atspausdinta ir aprišta kietu viršeliu. Ilgo pranešimo tonas yra santūrus ir niūrus, priešingai nei trumpas laiškas.
